“Microsoft Teams бесплатно на полгода!”. Эту новость опубликовали на всех языках практически все тематические ресурсы. Именно таким образом корпорация Microsoft поддержала меры по предотвращению распространения коронавируса. Что же такое Microsoft Teams? Почему новость о его бесплатном распространении до сих пор не сходит с первых полос IT-новостей?
Microsoft Teams — это корпоративная платформа. Она позволяет организовывать удалённые встречи, расшаривать документы, передавать различные файлы. Другими словами, это мощный инструмент для организации удалённого или виртуального офиса. Даже в пределах одного здания Teams позволяет эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Например, не занимать для совещаний комнату переговоров. Платформа является частью пакета Office 365, заточенного под современные облачные технологии.
А теперь немного подробнее.
Какие возможности предоставляет Microsoft Teams?
Удалённые совещания, презентации, семинары
Microsoft Teams позволяет просто организовывать текстовые и голосовые чаты, а также видеосвязь. То есть все совещания и обсуждения можно проводить в режиме аудио- или видеоконференций. К этим мероприятиям можно присоединять как отдельных сотрудников (вплоть до разговора с глазу на глаз), так и всю команду целиком. Ограничений по количеству участников практически нет. К конференциям можно подключаться с использованием мобильной телефонной связи или практически всех распространённых мессенджеров. При этом даже в режиме видеоконференции можно обмениваться документами. Это существенно повышает эффективность встреч по сравнению с традиционными форматами.
Разумеется, к таким мероприятиям можно подключать и внешних участников. То есть, можно проводить виртуальные встречи с клиентами, презентации новых продуктов, обучающие семинары и так далее. Гибкая политика безопасности даёт возможность определять круг ресурсов, доступных внешним участникам.
***
Стоит принять во внимание, что качество изображения или звука ограничивается только параметрами приёмо-передающей аппаратуры. Microsoft Teams поддерживает передачу и запись аудио и видео с высоким разрешением. Имеется также инструментарий для перевода аудио и видеоконтента. К видеозаписям могут быть присоединены субтитры.
Если имеются особые требования к конфиденциальности, любая часть изображения может быть “размыта”. То есть, можно скрывать лица, номера автомобилей, тексты документов или записей на доске и т.д. Это бывает особенно удобно, когда компания имеет корпоративный видеоканал на youtube. Подготовку роликов для него можно делать ресурсами Microsoft Teams, не прибегая к помощи внешних программ. И это тоже позволяет экономить время сотрудников.
Эффективная связь
Для связи между членами команды могут использоваться выделенные телефонные номера. Более того, можно использовать большинство известных мессенджеров. Существуют встроенные механизмы управления вызовами, их обработки и подготовки отчётности. Есть даже функция автосекретаря. Причём и звонить не обязательно. Можно просто отправить голосовое сообщение одному или нескольким адресатам.
Совместный доступ ко всем ресурсами и приложениям Office 365
Встроенный планировщик позволяет следить за всеми элементами и этапами как проекта в целом, так и любой из его частей. При этом видны все документы, заметки и комментарии, которые делались в процессе работы над проектом. Можно просмотреть все чаты, прослушать сделанные записи совещаний и переговоров. То есть, имеется возможность фиксировать и связывать а единое целое всю существенную информацию, связанную с проектом.
Microsoft Teams тесно интегрирован с такими инструментами, как Power BI, OneNote, SharePoint, планировщик задач и др.
Можно обращаться к любому участнику напрямую, просто упоминая их имена в документах или помечая в них членов команды.
И, разумеется, можно работать с любым документом в режиме реального времени.
Microsoft Teams для Android и IoS
Мобильные версии Microsoft Teams позволяют любое мобильное устройство превратить в эффективный инструмент для удалённой работы в команде. То есть, обычный смартфон или планшет превращается в рабочее место с практически полным набором функций. В том числе:
- редактирование документов;
- работа с почтой;
- звонки как персональные, так и в режиме конференций;
- трансляция и запись видео, в том числе и одновременно для нескольких собеседников;
- управление каналами и командами;
- получение и распространение скриншотов с экрана смартфона или планшета.
Кроме того, смартфон или планшет можно использовать как пульт дистанционного управления презентациями PowerPoint.
Каковы преимущества Microsoft Teams?
Совместная работа над документами
Каждый член команды, работающий над проектом, может в любой момент подключиться к редактированию всех связанных с ним документов. Более того, над одним документом могут одновременно работать несколько человек. Это особенно удобно при работе с таблицами и базами данных. При этом нет необходимости тратить время на дополнительную синхронизацию изменений, вносимых в документ отдельным участником. Это делается автоматически. В продукте есть инструменты отслеживания истории правок и отката к предыдущим версиям документа. Тем самым минимизируется вероятность сохранения ошибочной версии документа. Легко выяснить, кто и в чём именно ошибался. Очень просто своевременно устранять все проблемы.
Высокая мобильность сотрудников
Наличие версий под Android и iOS позволяет использовать эту платформу практически в любом месте и в любых условиях. Более того, находясь в дороге сотрудники имеют возможность работать с инструментами Microsoft Teams даже без доступа к интернету. После появления связи данные синхронизируются автоматически.
Microsoft Teams входит в пакет Office 365. Это предоставляет в распоряжение работника полный инструментарий для эффективной работы: доступ к файловому хранилищу OneDrive, почтовый клиент Outlook и т.д. Это даёт возможность практически в реальном времени реагировать на любые запросы клиентов, коллег или руководства буквально из любой точки мира. Или из дома. Или из удалённого офиса.
Безопасность
Да-да, именно безопасность. Пакет Office 365 имеет гибкие настройки политик безопасности во всей компании. Кроме того, пакет использует средства шифрования и автоматической установки обновлений. В том числе “заплаток” для выявленных проблем в пакете. Это существенно снижает риски утечки данных.
Выводы
Таким образом, Microsoft Teams является эффективным инструментом организации любого офиса. Но особенные преимущества он предоставляет при организации удалённой работы. Причём для любого количества сотрудников и любого количества команд. Microsoft Teams — хорошо масштабируемый продукт, который может применяться как в небольших компаниях, так и гигантах с тысячами и даже десятками тысяч сотрудников. Мы же помним главное достоинство облачных технологий? Вы получаете в своё распоряжение именно те ресурсы, которые вам необходимы в данный момент. Вы спрашивали ресурсов? Их есть у нас!
Небольшой постскриптум
Совершенно необходимо напомнить следующее:
- “Активные технологии” — золотой партнёр Microsoft, который предлагает всю линейку их продуктов. Разумеется, и Microsoft Teams тоже. Более того, обеспечивается и вся необходимая поддержка. Сильный и эффективный саппорт — одно из наших основных конкурентных преимуществ.
- Можно ли бесплатно получить Microsoft Teams на полгода? Да, конечно. Как и любая компания в мире. Причём не только Microsoft Teams. Полгода бесплатно доступен и весь пакет Office 365. Этот мощнейший инструмент в состоянии заметно повлиять не только на сиюминутную эффективность вашей работы. Его интеграция в бизнес-процессы компании создаёт долгосрочные конкурентные преимущества по сравнению с теми фирмами, у которых нет инструментов для организации дистанционной работы.
- Мы привыкли хвататься за соломинку только когда начинает клевать жареный петух. А ведь эффективный механизм для организации удалённой работы нужен не только в время пандемии. При правильном применении он позволяет существенно уменьшить издержки компании. И даже стать дополнительным конкурентным преимуществом. Сотрудники «Активных технологий» не только настроят вам Microsoft Teams. Они ещё и дадут немало полезных советов по его практическому применению.
Кому в первую очередь совершенно необходим Microsoft Teams? Как его использовать наиболее продуктивно? Об этом мы расскажем вам в ближайшее время.
(с) Александр Зеневич, 2020
Сопровождение корпоративных блогов
КОНТАКТЫ
uncle@uncle-z.club
+375 333 444 535 — тел.
+375 29 6101598 — Viber, Telegram, WhatsApp
alexrealty63 — скайп
